Как проводить рабочие встречи: 15+ советов от Google, Amazon и Netflix

Make your meetings great again!

cover-meetings-619519e072e6e919639921.jpg

По данным исследования STL Microsoft Training, 67% рабочих совещаний непродуктивны — по итогу встречи участники не достигают поставленных целей. При этом, по информации Atlassian, компании во всем мире тратят на бесполезные собрания более $37 млрд в год.

Мы собрали советы топ-менеджеров Google, Netflix и Amazon о том, как вернуть продуктивность в рабочие митинги. 

Совещания just because

«Собрания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать»

— Джон Кеннет Гэлбрейт, американский экономист

За последние 50 лет время, которое тратится на рабочие митинги, увеличилось более чем вдвое. Только в США ежегодно проводится 3+ млрд совещаний — и каждое третье из них сами инициаторы встречи оценивают как time wasting.

По данным Atlassian, в среднем сотрудник проводит 31 час в месяц на собраниях и считает минимум половину из них бездарной тратой времени. Параллельно с «важными» митингами 75% людей выполняют другую работу или заняты своими делами, а 25% опрошенных попросту спят, замьютившись и выключив камеру. 

Группа ученых из Университета Северной Каролины пошла дальше и выяснила: 65% сотрудников говорят, что совещания отвлекают их от работы, 71% считают их

контрпродуктивными, а 62% уверены, что митинги не помогают объединить команду. 

По данным консалтинговой компании Bain & Company, фраза just because («просто потому что») — наиболее часто встречающееся описание цели и причины собрания, которое люди ставят в своем календаре. Статистика тоже подтверждает этот факт: 63% рабочих совещаний не имеет повестки или жесткого предварительного плана.

Как сделать продуктовые совещания эффективными: советы Гибсона Биддла, экс-вице-президента по продукту в Netflix

Придя в Netflix в 2005 году, Биддл столкнулся с ситуацией, когда все важные решения в компании стопорились. Отделы считали необходимым презентовать свои наработки СЕО Риду Гастингсу на еженедельном собрании. Команды тратили слишком много времени на размышления «Что скажет Рид?» и недостаточно — на вопросы «Что подумают клиенты?» или «Как улучшить продукт?». 

Чтобы сократить количество встреч, сделать их более продуктивными и дать всем возможность работать, Биддл предложил сфокусироваться на нескольких целях. Все собрания по разработке и улучшению продукта в Netflix могли проводиться только для 5 задач:

  • сверить ориентиры и убедиться, что все команды одинаково понимают контекст продукта, его тактику, стратегию и KPI
  • согласовать нюансы реализации продукта в разных департаментах (команда 100+ человек)
  • обменяться критично важными результатами и информацией
  • сформулировать гипотезы для экспериментов
  • определить сферы будущих инвестиций

Таким образом компании удалось с частых планерок в несколько итераций перейти на ежеквартальные встречи. Биддл в целом считает структуру еженедельных и, тем более, ежедневных совещаний малоэффективной. Вместо того чтобы собирать большой митинг и отрывать людей от работы, он советует проводить встречи по продукту точечно, придерживаясь нескольких принципов.

Топ правил для продуктовых совещаний в Netflix:

  • Оживленные дискуссии и дебаты — признак эффективной встречи.
  • Умеренность в презентациях. Можно использовать слайды, чтобы проиллюстрировать что-то, но не стоит затягивать с их помощью митинг.
  • Конкретика. Встреча должна быть посвящена четкой формулировке стратегии, тактики, показателей и ключевых уроков, которые помогут быстро расти и адаптироваться. Это не форум для «похвастаться».
  • Ограничение посещаемости. Как только в комнате собирается более 20 человек, совещание становится менее эффективным. 
  • Публикуйте презентации выступлений спикеров за день до встречи. Так все участники могут изучить материалы заранее и сразу же в комментариях оставить свои вопросы. На следующий день на митинге спикеры представляют доклад с уточнениями, основанными на этих замечаниях. 
  • Вовлеченность. Ожидается, что все участники будут активны как в предварительном прочтении, так и во время самой встречи. Прохожим здесь нет места.
  • Повестка дня. В зависимости от размера компании совещание по стратегии продукта варьируется от 2 часов до сеанса в течение всего дня. Повестка может выглядеть примерно так:

    Введение 
    Почему мы здесь 
    Общая стратегия продукта, метрики и тактика 
    Ключевые вопросы, на которых следует сосредоточиться сегодня 
    Качественные/количественные исследования и идеи 
    «Результаты, которые имеют значение»

Полезно: ведите актуальный список открытых вопросов во время встречи — это поможет наметить следующие шаги и сроки.

Как проводят совещания в топовых продуктовых компаниях мира

#1. Устанавливайте лимиты 

Гари Вайнерчук, внештатный консультант Uber, Snapchat, Facebook, Twitter и Tumblr, советует ставить жесткие лимиты по времени на каждую встречу. По его мнению, на 15-минутном митинге команда успеет проработать ровно такой же объем информации, как и на получасовом, — просто работа будет более сконцентрированной.

#2. Правило двух пицц

СЕО Amazon Джефф Безос для того, чтобы сделать совещания максимально продуктивными, использует необычное правило. На рабочем митинге должно быть столько участников, сколько можно накормить двумя пиццами. То есть не более 8 человек.

Кейс:

По данным Bain and Company, крупная промышленная компания в США смогла сэкономить ресурсы, эквивалентные 200 средним зарплатам сотрудников, просто сократив совещания вдвое — с 1 часа до 30 минут — и ограничив количество участников — не более 7. Так сотрудники стали меньше отвлекаться и больше успевать, а компании не пришлось нанимать новых членов команды.

#3. Стоячие совещания

Создатель Facebook Марк Цукерберг и основатель Twitter Джек Дорси подошли к проблеме радикально — с недавних пор они проводят некоторые совещания стоя или во время прогулки. 

И это действительно работает, считают ученые Университета Вашингтона. После ряда тестов и исследований они выяснили, что люди лучше генерируют новые идеи и чувствуют себя командой, когда ходят или стоят вместе. Кроме того, у таких встреч есть очевидный бонус: они заканчиваются быстрее.

#4. Готовьтесь делегировать совещания роботам

Диджитал-будущее давно наступило — и роботы способны вернуть затянувшийся митинг в конструктивное русло. Программисты Массачусетского технологического института доказали, что искусственный интеллект и компьютерные алгоритмы могут распознавать, если совещание превратилось в беседу не по делу. Сейчас ученые разрабатывают прототипы технологичных решений, где менторить рабочие встречи будут роботы.

7 советов для эффективных совещаний от Кена Нортона, Product Leader в Google Ventures

1. Одна встреча — одна проблема. Для каждого совещания должна быть выделена конкретная цель, и все участники митинга отрабатывают только этот вопрос.

2. Забудьте о частых собраниях. Кен советует отказаться от еженедельных и других регулярных митингов, а встречаться только для решения важных вопросов. Раздавать задачи, а также контролировать их выполнение можно и без общих собраний. 

3. Одна встреча — один куратор. Собирает совещание каждый раз конкретный человек, он же формирует повестку дня и отвечает за результаты митинга. 

4. Зовите только причастных. Участвовать в планерке должны лишь те, кто имеет отношение к конкретной проблеме.

5. Придерживайтесь повестки дня. Перед каждой встречей организатор должен подготовить план и не отступать от него ни при каких обстоятельствах. 

6. Не бойтесь конфликтов и эмоциональных разговоров. Ровная и доброжелательная атмосфера скорее будет свидетельством равнодушия участников собрания. 

7. Встречи без гаджетов. Подготовьте необходимую технику и попросите сотрудников оставить свои личные девайсы на входе — это поможет им быть более вовлеченными в моменте.